Jak przygotować firmę do EUDR? Checklista wdrożeniowa

Najczęściej zaczyna się od maila od odbiorcy: „prosimy o potwierdzenie zgodności z EUDR i numer referencyjny oświadczenia”. Albo od dostawcy z Wietnamu, który na pytanie o współrzędne działek odpowiada, że dostarcza towar od piętnastu lat i nikt go o to nie pytał. Pytanie „jak przygotować firmę do EUDR” pojawia się zwykle właśnie wtedy – kiedy termin jest już policzalny w tygodniach, a nie w kwartałach.

Grudniowa nowelizacja dała rok więcej, ale nie wszystkim po równo i nie na to, na co firmy ten czas przeznaczają. Jeśli szukasz wsparcia przy całym procesie, zajmujemy się nim od strony operacyjnej – rozporządzenie EUDR obsługujemy od klasyfikacji towarów po składanie oświadczeń w systemie.

Nasze zdanie jest takie: większość firm zaczyna wdrożenie od złej strony. Zbierają współrzędne, zanim ustalą, czy w ogóle mają obowiązek składania oświadczenia, i odkładają na koniec jedyną rzecz, której nie da się nadrobić w grudniu, czyli renegocjację umów z dostawcami. Kolejność ma tu znaczenie większe niż samo tempo.

Rok odroczenia rozłożył terminy nierówno

Rozporządzenie (UE) 2025/2650, opublikowane 23 grudnia 2025 r., przesunęło stosowanie EUDR o dwanaście miesięcy. Powszechnie powtarzana wersja brzmi: duzi od grudnia 2026, mali od czerwca 2027. To skrót, który dla części firm jest po prostu nieprawdziwy.

Mikro- i małe podmioty obracające produktami objętymi wcześniej rozporządzeniem EUTR, czyli drewnem i wyrobami z drewna, mają ten sam termin co duże koncerny. Mały tartak, stolarnia, importer podłóg czy hurtownia płyt nie dostały dodatkowego półrocza. Jeśli prowadzisz taką firmę i planujesz wdrożenie na wiosnę 2027, planujesz je po terminie.

Ustal rolę, zanim zbierzesz pierwszą współrzędną

Nowelizacja przesunęła ciężar obowiązku na początek łańcucha. Odpowiedzialność za złożenie DDS spoczywa wyłącznie na podmiocie, który po raz pierwszy wprowadza produkt do obrotu w UE. Podmioty handlowe i podmioty na dalszym etapie łańcucha dostaw nie składają odrębnych oświadczeń i nie przekazują numerów referencyjnych w dół łańcucha.

Dla polskiego dystrybutora kupującego kawę od niemieckiej palarni to zmiana o realnej wartości: obowiązek geolokalizacyjny leży po stronie tego, kto sprowadził ziarno do Unii. Dla importera kupującego bezpośrednio z Brazylii nic się nie zmieniło – jest pierwszym podmiotem i to on składa oświadczenie.

Zwolnienie z DDS nie oznacza zwolnienia z dokumentacji. Informacje o bezpośrednich dostawcach i odbiorcach trzeba przechowywać przez pięć lat, a w określonych przypadkach również numery referencyjne wcześniejszych oświadczeń. Kto tego nie robi, przy pierwszej kontroli nie udowodni, że jest tylko ogniwem pośrednim.

Klasyfikacja roli bywa trudniejsza, niż wygląda, zwłaszcza gdy firma jednocześnie importuje, przetwarza i sprzedaje dalej. Rozpisaliśmy to osobno – kogo dotyczy EUDR i gdzie przebiega granica między operatorem a handlowcem.

Rejestracja w systemie to nie zadanie na ostatni tydzień

System informacyjny EUDR działa wewnątrz TRACES NT. Komisja dostosowywała go do znowelizowanego rozporządzenia – od lutego 2026 możliwości aktualizacji były ograniczone, ponowne otwarcie nastąpiło w czerwcu 2026 z podstawową funkcjonalnością, a kolejne funkcje wdrażano latem.

Do rejestracji potrzebujesz konta EU Login, numeru EORI i osoby wyznaczonej na administratora firmy. Walidacja EORI i zatwierdzenie dostępu potrafią zająć więcej niż jeden dzień roboczy, a bez zakończonej rejestracji nie złożysz oświadczenia, choćbyś miał komplet danych. Sam proces zakładania profilu i wyboru roli opisaliśmy szczegółowo przy okazji tematu systemu informatycznego EUDR.

Do końca listopada powinieneś mieć konto, wybraną rolę i przetestowane złożenie próbnego oświadczenia. Nie po to, żeby mieć spokój, tylko po to, żeby błędy w danych wyszły w listopadzie, a nie przy pierwszej odprawie w styczniu.

Dane geolokalizacyjne: parametry, na których wykładają się pliki

System obsługuje pliki GeoJSON w układzie WGS 84 (EPSG:4326). Geolokalizacja to szerokość i długość geograficzna w stopniach dziesiętnych z dokładnością do co najmniej sześciu miejsc po przecinku. Działki do czterech hektarów i miejsca utrzymania bydła opisujesz punktem, powyżej czterech hektarów – poligonem.

Trzy rzeczy psują pliki najczęściej. W GeoJSON długość geograficzna zapisywana jest przed szerokością, odwrotnie niż w większości formatów GPS i odwrotnie niż podaje je Google Maps. Poligon wymaga co najmniej czterech niewspółliniowych punktów, domkniętych, bez samoprzecięć. I trzecie: współrzędna skopiowana z poprzedniej partii, bo dostawca przysłał ten sam plik co kwartał wcześniej – to wychodzi przy porównaniu z danymi satelitarnymi.

Wymóg dotyczy działki, nie regionu ani nazwy gospodarstwa. „Prowincja Minas Gerais” nie jest geolokalizacją i nie przejdzie walidacji.

Osobny problem to jakość plików przysyłanych przez dostawców. Poligon obrysowany w terenie aplikacją mobilną potrafi mieć kilkaset punktów, z czego większość to szum. Uproszczenie geometrii przed wysłaniem zmniejsza plik o rząd wielkości i zdejmuje część ryzyka błędów walidacji.

Umowy z dostawcami — jedyna część, której nie nadrobisz w grudniu

Rejestrację można zrobić w tydzień. Procedurę należytej staranności da się opisać w miesiąc. Aneksu do kontraktu z plantatorem w Indonezji nie wynegocjujesz w dwa tygodnie, a bez niego cała reszta jest teoretyczna, bo nie masz skąd wziąć danych.

Zapisy, które powinny znaleźć się w umowie: obowiązek przekazania geolokalizacji w formacie akceptowanym przez system, obowiązek aktualizacji przy zmianie źródła surowca, oświadczenie o legalności produkcji zgodnie z prawem kraju pochodzenia, prawo do audytu i konsekwencje niedostarczenia danych. To ostatnie jest istotne, bo jeśli dostawca nie przyśle współrzędnych, towar zostaje na granicy, a koszt ponosisz Ty.

Ocena ryzyka i środki jego ograniczania to część, którą organ kontrolny sprawdza najdokładniej, bo z niej wynika, czy należyta staranność była rzeczywista, czy papierowa. Rozpisaliśmy jej elementy przy okazji tematu systemu należytej staranności.

Co grozi naprawdę, a co jest dopiero projektem

Tu trzeba rozdzielić dwie rzeczy, które niektórzy mieszają.

Realne i niezależne od polskiej ustawy jest zatrzymanie towaru. Bez numeru referencyjnego oświadczenia zgłoszenie celne nie przejdzie – towar zostaje pod dozorem, kontener stoi, terminy kontraktowe lecą. Dla firmy z ciasnym harmonogramem produkcji to dotkliwsze niż jakakolwiek kara pieniężna.

Kary krajowe to na dziś projekt. Ministerstwo Klimatu i Środowiska skierowało 8 kwietnia 2026 r. do konsultacji projekt ustawy o ochronie rynku i konkurencyjnej gospodarki przed produktami i towarami powodującymi wylesianie oraz degradację lasów, oznaczony w wykazie prac Rady Ministrów numerem UC101. W połowie sierpnia 2026 r. projekt nadal był na etapie uzgodnień i opiniowania – nie przyjęła go Rada Ministrów ani nie trafił do Sejmu. Planowany termin przyjęcia przez RM wskazano na trzeci kwartał 2026 r.

Projektowane kwoty (od 500 zł do 5% rocznego obrotu, a przy naruszeniach uporczywych do 10% obrotu) są wartościami z projektu, nie z obowiązującego prawa. Jeśli czytasz gdzieś, że „grozi Ci 10% obrotu”, to zdanie jest przedwczesne o co najmniej kilka miesięcy.

Projekt rozdziela nadzór między trzy inspekcje: powiatowy lekarz weterynarii i Główny Lekarz Weterynarii dla bydła, wojewódzki inspektor jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych i GIJHARS dla kakao, kawy, palmy olejowej i soi, wojewódzki inspektor ochrony środowiska i GIOŚ dla drewna i kauczuku. Przy portfolio obejmującym kilka surowców oznacza to kilku różnych kontrolerów.

Checklista EUDR do odhaczenia przed grudniem

Sześć rzeczy, w tej kolejności:

Sprawdź kody CN swoich towarów i ustal, które produkty są objęte. Akt delegowany przyjęty przez Komisję 13 lipca 2026 r. zmienia załącznik I – wyłącza m.in. skóry bydlęce, opony bieżnikowane i soję do siewu, dodaje m.in. kawę rozpuszczalną i wybrane pochodne oleju palmowego. Akt podlega jeszcze kontroli Parlamentu i Rady, więc produktów przewidzianych do usunięcia nie traktuj na razie jako wyłączonych. Aktualna lista towarów i kodów CN to punkt wyjścia całego wdrożenia.

Ustal swoją rolę osobno dla każdej linii produktowej. Ta sama firma bywa operatorem dla jednego towaru i handlowcem dla drugiego.

Zarejestruj się w systemie i przetestuj złożenie oświadczenia na danych próbnych.

Zbierz i zwaliduj geolokalizacje – najpierw dla dostawców, którzy odpowiadają za największy wolumen.

Wprowadź klauzule EUDR do umów z dostawcami i wyślij zapytania o dane na piśmie, żeby mieć dowód, że wystąpiłeś.

Opisz procedurę należytej staranności i wyznacz osobę odpowiedzialną. Bez tego przy kontroli nie ma czego pokazać.

Pytania, które wracają najczęściej

Mam zapasy sprowadzone przed 30 grudnia 2026 r. Czy muszę mieć dla nich DDS? Okres przejściowy kończy się w dniu poprzedzającym rozpoczęcie stosowania rozporządzenia. Towary wprowadzone do obrotu przed tą datą podlegają dotychczasowym zasadom, ale przy dłuższych łańcuchach warto to udokumentować, bo ciężar wykazania daty wprowadzenia leży po Twojej stronie.

Kupuję drewno od polskiego tartaku. Czy potrzebuję współrzędnych? Jeśli tartak jest pierwszym podmiotem wprowadzającym surowiec do obrotu, to on składa DDS. Ty gromadzisz dane o dostawcy i odbiorcach. Sprawdź jednak, czy tartak nie kupuje surowca spoza UE – wtedy rola przesuwa się dalej.

Czy jedno oświadczenie może objąć wiele dostaw? Tak, jeśli dotyczą tych samych działek i tego samego zadeklarowanego łańcucha. Ten sam numer referencyjny może być przywołany w kilku zgłoszeniach celnych. Akt wykonawczy z lipca 2026 r. wprowadził dodatkowo możliwość grupowania oświadczeń w systemie.

Czy palety i opakowania drewniane podlegają EUDR? Opakowania służące wyłącznie do ochrony lub transportu innego produktu są poza zakresem. Ale palety czy skrzynie sprzedawane jako samodzielny towar – już nie. Decyduje to, czy opakowanie jest przedmiotem transakcji.

Firma powstała w 2025 r. Czy jestem mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu odroczenia? Późniejszy termin dotyczy mikro- i małych jednostek ustanowionych jako takie do 31 grudnia 2024 r. Firma założona później stosuje termin grudniowy niezależnie od wielkości.

Czy bambus i rattan są objęte? Nie. Komisja doprecyzowała to wprost w akcie delegowanym z lipca 2026 r., podobnie jak wyłączenie bawołów i bizonów.

Jeśli masz do końca roku jeden priorytet, niech to będzie ustalenie roli i wysłanie zapytań o dane do dostawców. Reszta wdrożenia zależy od tego, co przyjdzie w odpowiedzi – a odpowiedzi z Azji czy Ameryki Południowej potrafią przychodzić tygodniami. Terminy i to, co się między nimi zmieniło, zebraliśmy osobno: EUDR od kiedy.

Prowadzimy wdrożenia od klasyfikacji towarów, przez walidację danych geolokalizacyjnych, po składanie oświadczeń w systemie. Jeśli chcesz oddać ten proces w całości albo tylko zweryfikować, czy Twoja klasyfikacja roli jest poprawna, sprawdź, jak wygląda nasza obsługa: rozporządzenie EUDR.