Oświadczenie o należytej staranności EUDR – jak je złożyć

Oświadczenie o należytej staranności EUDR (ang. due diligence statement, w skrócie DDS) to elektroniczny dokument, który firma wprowadzająca na rynek UE towary objęte rozporządzeniem składa w unijnym systemie informatycznym, zanim produkt trafi do obrotu lub na eksport. Potwierdza on, że dana partia towaru nie pochodzi z terenów wylesionych po 31 grudnia 2020 roku i została wyprodukowana zgodnie z prawem kraju pochodzenia.

Poniżej znajdziesz konkretny opis tego, kto faktycznie składa DDS po zmianach z grudnia 2025 roku, jakie dane trzeba wcześniej zebrać i jak wygląda cały proces krok po kroku – bez prawniczego żargonu, za to z myślą o osobach, które będą to realizować w firmie.

W skrócie

• Oświadczenie o należytej staranności EUDR składa tylko podmiot, który jako pierwszy wprowadza dany towar na rynek UE – najczęściej importer sprowadzający towar do UE lub unijny producent. Dalsze ogniwa łańcucha już go nie składają.

  Spis treści

  Toggle

• DDS składa się elektronicznie w unijnym systemie informatycznym (TRACES), a numer referencyjny oświadczenia przekazuje się dalej w łańcuchu dostaw.

• Bez danych nie ma oświadczenia. Trzeba wcześniej zebrać m.in. współrzędne geolokalizacyjne działek, kraj produkcji, opis towaru i ocenę ryzyka.

• Terminy (stan na sierpień 2026): duże i średnie firmy – od 30 grudnia 2026, mikro- i małe firmy – od 30 czerwca 2027. Wyjątek: dla produktów drzewnych objętych wcześniej rozporządzeniem EUTR obowiązki startują 30 grudnia 2026 niezależnie od wielkości firmy.

• Opóźnienie to nie pauza. Zbudowanie działającego procesu due diligence zajmuje miesiące, więc drugą połowę 2026 roku warto traktować jako czas wdrożenia.

Czym jest oświadczenie o należytej staranności EUDR

Rozporządzenie EUDR (2023/1115) dotyczy siedmiu grup towarów: bydła, kakao, kawy, oleju palmowego, kauczuku, soi i drewna – oraz produktów pochodnych, takich jak czekolada, skóra, meble czy opony. Jeśli Twoja firma handluje którymkolwiek z nich albo używa ich jako surowca, temat Cię dotyczy.

Samo oświadczenie o należytej staranności EUDR nie jest ankietą do wypełnienia „na koniec”. To potwierdzenie, że wcześniej przeszedłeś przez trzy etapy: zebrałeś informacje o produkcie i jego pochodzeniu, oceniłeś ryzyko wylesienia i nielegalności, a tam gdzie ryzyko było zbyt wysokie – podjąłeś działania, żeby je ograniczyć do poziomu pomijalnego. Dopiero wtedy składasz DDS i dostajesz numer referencyjny.

Ten numer referencyjny to praktyczne sedno całego systemu. Kolejne firmy w łańcuchu nie powtarzają procesu od zera – powołują się na numer nadany przez pierwszy podmiot.

Kto składa DDS po zmianach z grudnia 2025 roku

To pytanie zmieniło odpowiedź po nowelizacji (rozporządzenie 2025/2650), więc warto się przy nim zatrzymać.

Operator pierwotny – firma, która jako pierwsza wprowadza towar na rynek UE (lub eksportuje surowiec nieobjęty wcześniej żadnym DDS) – składa pełne oświadczenie o należytej staranności EUDR. W praktyce jest to najczęściej importer sprowadzający towar do UE lub unijny producent. Firma spoza UE pełni tę rolę tylko wtedy, gdy sama występuje jako importer. To na nim spoczywa cała odpowiedzialność za due diligence i to on generuje numer referencyjny.

Operatorzy downstream i przedsiębiorcy (np. producent czekolady używający kakao już objętego DDS, hurtownik, dystrybutor) nie składają własnych oświadczeń. Ich obowiązek jest lżejszy: zbierają i przechowują przez pięć lat numery referencyjne oraz dane dostawców i odbiorców. Firmy tej kategorii, które nie są MŚP, muszą dodatkowo zarejestrować się w unijnym systemie. Obowiązki operatorów downstream i przedsiębiorców – niezależnie od wielkości firmy – stosuje się od 30 grudnia 2026 roku.

Mikro- i mali operatorzy pierwotni z krajów niskiego ryzyka mogą złożyć jednorazowe uproszczone oświadczenie zamiast powtarzać DDS dla każdej partii. Zakres tej deklaracji określa nowy załącznik III do rozporządzenia, a przy istotnych zmianach danych trzeba ją zaktualizować.

Dla firmy oznacza to jedno konkretne pytanie na start: jaka jest Twoja rola w łańcuchu? Od tego zależy, czy w ogóle składasz oświadczenie, czy tylko gromadzisz numery referencyjne od dostawców.

Jakie dane trzeba zebrać przed złożeniem oświadczenia

Tu najczęściej „przewraca się” cały proces – nie na etapie składania, tylko wcześniej, przy kompletowaniu danych. Do złożenia oświadczenia o należytej staranności EUDR potrzebujesz co najmniej:

• opisu towaru – kod HS/CN, nazwa handlowa, ilość (masa netto), w niektórych przypadkach liczba jednostek;

• kraju produkcji surowca;

• współrzędnych geolokalizacyjnych wszystkich działek, z których pochodzi surowiec – dla działek powyżej 4 ha wymagany jest poligon, nie sam punkt (wyjątkiem jest bydło, gdzie wystarczy pojedynczy punkt lokalizacji);

• danych dostawcy oraz, jeśli towar jest już objęty DDS, numeru referencyjnego wcześniejszego oświadczenia;

• dowodów legalności produkcji w kraju pochodzenia (np. zgodność z prawem gruntowym, prawami pracy, ochroną środowiska).

Jak dane środowiskowe łączą się z praktyką firmy

Geolokalizacja to punkt, w którym EUDR staje się realnie „środowiskowe”, a nie tylko papierowe. Same współrzędne to dopiero początek – dają się bowiem zestawić z danymi satelitarnymi i mapami pokrycia terenu leśnego. Na tej podstawie sprawdza się, czy na wskazanej działce po grudniu 2020 roku doszło do wylesienia.

W praktyce oznacza to, że jakość Twoich danych środowiskowych przekłada się wprost na ryzyko biznesowe. Nieprecyzyjne współrzędne, działka „naciągnięta” na obszar leśny albo brak historii pokrycia terenu to sygnały, które podnoszą ocenę ryzyka i mogą wstrzymać wprowadzenie towaru. Dlatego firmy, które wcześnie porządkują dane o pochodzeniu surowca, później składają oświadczenia szybciej i z mniejszą liczbą korekt.

Ten sam zbiór danych zaczyna też pracować poza EUDR. Kontrahenci coraz częściej pytają o pochodzenie surowca w ankietach kwalifikacyjnych, banki uwzględniają ryzyko środowiskowe w ocenie kredytowej, a raportowanie zrównoważonego rozwoju sięga po informacje o łańcuchu dostaw. Dane zebrane pod EUDR odpowiadają na część tych pytań przy okazji.

Jak złożyć oświadczenie o należytej staranności EUDR

1. Ustal swoją rolę w łańcuchu. Sprawdź, czy jesteś operatorem pierwotnym, downstream czy przedsiębiorcą. To decyduje o zakresie obowiązków.
2. Zmapuj produkty i dostawców. Wypisz towary objęte EUDR (po kodach HS), przypisz do nich dostawców i kraje pochodzenia.
3. Zbierz dane o pochodzeniu. Pozyskaj współrzędne działek, dowody legalności i dane dostawców. To zwykle najbardziej czasochłonny etap.
4. Przeprowadź ocenę ryzyka. Zestaw geolokalizację z danymi o wylesieniu i poziomem ryzyka kraju. Oceń, czy ryzyko jest pomijalne.
5. Ogranicz ryzyko, jeśli trzeba. Przy niepomijalnym ryzyku zbierz dodatkowe dowody, zweryfikuj dostawcę lub zmień źródło zaopatrzenia.
6. Złóż DDS w systemie unijnym. Wprowadź dane do systemu informatycznego i wygeneruj numer referencyjny.
7. Przekaż numer referencyjny dalej i zachowaj całą dokumentację przez pięć lat.

Najczęstsze błędy przy składaniu DDS

• Traktowanie EUDR jako zadania na ostatnią chwilę. Zebranie geolokalizacji od dostawców spoza UE potrafi trwać tygodnie, a nie dni.

• Niedokładna geolokalizacja. Punkt zamiast poligonu przy dużych działkach albo współrzędne „mniej więcej” to prosta droga do podniesionego ryzyka.

• Brak jasno przypisanej odpowiedzialności. Kiedy nikt w firmie nie odpowiada za EUDR, dane rozjeżdżają się między zakupami, jakością a działem środowiskowym.

• Mylenie roli w łańcuchu. Firma downstream, która niepotrzebnie składa własne DDS, dubluje pracę; operator pierwotny, który tego nie robi, łamie przepisy.

• Pomijanie okresu przejściowego. Między grudniem 2026 a czerwcem 2027 część dostawców MŚP jeszcze nie generuje numerów referencyjnych, co komplikuje kompletowanie danych.

FAQ

Kto musi złożyć oświadczenie o należytej staranności EUDR?
Podmiot, który jako pierwszy wprowadza towar objęty EUDR na rynek UE (operator pierwotny) – najczęściej importer lub unijny producent. Eksporter produktów już objętych wcześniejszym DDS jest traktowany jako operator downstream i nie składa własnego oświadczenia.

Kiedy zaczynają obowiązywać terminy?
Według stanu na sierpień 2026 duże i średnie firmy muszą stosować EUDR od 30 grudnia 2026 roku, a mikro- i małe firmy od 30 czerwca 2027 roku. Uwaga: dla produktów drzewnych objętych wcześniej rozporządzeniem EUTR termin 30 grudnia 2026 dotyczy firm każdej wielkości.

Jakie towary obejmuje EUDR?
Bydło, kakao, kawę, olej palmowy, kauczuk, soję i drewno oraz produkty pochodne, np. czekoladę, skórę, meble czy opony. Produkty drukowane zostały wyłączone z zakresu po nowelizacji.

Gdzie składa się DDS?
Elektronicznie, w unijnym systemie informatycznym przeznaczonym do obsługi oświadczeń EUDR. Po złożeniu otrzymujesz numer referencyjny.

Co to jest uproszczone oświadczenie?
To jednorazowa deklaracja dla mikro- i małych operatorów pierwotnych z krajów niskiego ryzyka, zamiast składania pełnego DDS dla każdej partii towaru.

Czy opóźnienie terminów oznacza, że można odłożyć przygotowania?
Nie. Same obowiązki się nie zmieniły, a zbudowanie procesu due diligence – od danych po testy systemu – zajmuje miesiące. Dodatkowy czas jest po to, żeby wdrożenie było spokojniejsze, a nie żeby je odsunąć.

Oświadczenie o należytej staranności EUDR to nie formalność na koniec, tylko efekt wcześniejszej pracy z danymi o pochodzeniu towaru. Najpierw ustalasz swoją rolę w łańcuchu, potem kompletujesz dane (przede wszystkim geolokalizację i dowody legalności), oceniasz ryzyko, a dopiero na końcu składasz DDS i przekazujesz numer referencyjny dalej. Firmy, które zrobią to porządnie raz, będą później korzystać z tych samych danych w rozmowach z kontrahentami, bankami i przy raportowaniu.

Jeśli chcesz uporządkować, co dokładnie oznacza EUDR dla Twojej firmy – od zakresu towarów po obowiązki wynikające z Twojej roli w łańcuchu – zajrzyj do naszego omówienia rozporządzenia EUDR. Znajdziesz tam kontekst, który pomoże zaplanować kolejne kroki bez zgadywania.