System informatyczny EUDR (TRACES) – rejestracja i obsługa

System informatyczny EUDR to unijna platforma, na której firmy składają oświadczenia due diligence (DDS) dla towarów objętych rozporządzeniem o wylesianiu. Działa wewnątrz systemu TRACES NT i jest dostępny po zalogowaniu przez konto EU Login. Bez wpisu w tym systemie i bez numeru referencyjnego DDS towar nie przejdzie odprawy celnej na granicy UE.

Rejestracja EUDR nie jest jednorazową formalnością. To założenie tożsamości firmy w systemie, wybór właściwej roli i przetestowanie sposobu składania oświadczeń, zanim ruszy pierwsza dostawa. Dla dużych i średnich podmiotów obowiązki zaczynają obowiązywać od 30 grudnia 2026 r., a dla mikro i małych – od 30 czerwca 2027 r. Poniżej pokazujemy, jak przejść przez ten proces spokojnie i bez blokady na cle.

W skrócie

• System informatyczny EUDR działa wewnątrz TRACES NT, a logowanie odbywa się przez EU Login.

  Spis treści

  Toggle

• Rejestracja EUDR wymaga konta EU Login, profilu w module EUDR oraz wyboru właściwej roli (operator, podmiot handlowy, operator na dalszym etapie łańcucha).

• Pełne DDS składa co do zasady tylko pierwszy podmiot wprowadzający towar na rynek UE; pozostali przekazują dalej numer referencyjny.

• Terminy stosowania: 30 grudnia 2026 r. (duzi i średni) oraz 30 czerwca 2027 r. (mikro i mali).

• Najwięcej odrzuceń DDS wynika z błędów w danych geolokalizacyjnych, dlatego dane o działkach warto zbierać jak najwcześniej.

Czym jest system informatyczny EUDR i jak łączy się z TRACES

EUDR TRACES to potoczna nazwa na dwie rzeczy, które działają razem. TRACES NT (Trade Control and Expert System New Technology) to platforma Komisji Europejskiej, z której UE korzysta już przy kontroli m.in. produktów rolnych i weterynaryjnych. System informatyczny EUDR to moduł osadzony w TRACES, przeznaczony wyłącznie do oświadczeń due diligence w ramach rozporządzenia o wylesianiu.

W praktyce firma loguje się do TRACES przez EU Login, wchodzi do modułu EUDR i tam składa oświadczenia. Zasady działania systemu określa rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2024/3084, zmienione rozporządzeniem wykonawczym (UE) 2026/1565. Sama platforma była przez część 2026 roku w trybie ograniczonym, gdy Komisja przebudowywała ją pod nowe kategorie podmiotów wprowadzone rewizją z grudnia 2025 r., i została ponownie otwarta z docelowymi funkcjami w okresie letnim (źródło: Komisja Europejska).

Dla firmy oznacza to jedno: dostęp do systemu i poprawność danych to dwie różne sprawy. Konto można założyć szybko, ale dane o pochodzeniu towaru i działkach zwykle zbiera się tygodniami.

Kogo dotyczy system i jaką rolę wybrać przy rejestracji

Rozporządzenie obejmuje siedem grup towarów: bydło, kakao, kawę, olej palmowy, kauczuk, soję i drewno, a także wiele produktów pochodnych. Po rewizji z grudnia 2025 r. z zakresu rozporządzenia wyłączono m.in. produkty drukowane, co ma znaczenie dla wydawnictw i drukarni – choć sam papier i tektura pozostają objęte przepisami. Jeśli Twoja firma importuje, produkuje lub wprowadza na rynek UE cokolwiek z tej listy, temat Cię dotyczy – nawet jeśli sam surowiec stanowi tylko element wyrobu.

Przy rejestracji wybiera się rolę, a od niej zależą obowiązki:

• Operator – pierwszy podmiot wprowadzający towar na rynek UE. Składa pełne DDS.

• Podmiot handlowy (trader) – przekazuje dalej numer referencyjny istniejącego DDS.

• Operator na dalszym etapie łańcucha (downstream) – nowa kategoria po rewizji z grudnia 2025 r. Rejestruje się w systemie, ale nie składa własnego pełnego DDS, jeśli wcześniejszy operator już to zrobił.

Po zmianach z grudnia 2025 r. pełne oświadczenie składa co do zasady tylko pierwszy podmiot wprowadzający produkt na rynek. To odciąża producentów i handel na dalszych etapach, ale nie zwalnia ich z odpowiedzialności za to, by nie obracać towarem niezgodnym z przepisami. Wybór złej roli przy rejestracji tworzy błędne obowiązki na ekranie i psuje łańcuch numerów referencyjnych, na których polegają Twoi kontrahenci. Dlatego rolę warto ustalić i udokumentować, zanim ktokolwiek kliknie „zarejestruj”.

Osobne ułatwienie dotyczy mikro i małych producentów pierwotnych z krajów o niskim ryzyku. Zamiast pełnego DDS składają oni jednorazową, uproszczoną deklarację, którą aktualizują tylko przy zmianie danych. Dla drobnych gospodarstw i małych dostawców to znacząco mniej pracy administracyjnej – pod warunkiem, że poprawnie określą swoją kategorię w systemie.

Rejestracja EUDR krok po kroku

Rejestracja w systemie prowadzi przez EU Login i TRACES NT, a dostęp na poziomie firmy zatwierdza administrator lokalny lub właściwy organ w danym państwie. W Polsce oznacza to współpracę z wyznaczonym organem właściwym.

Kolejność działań wygląda tak:

1. Załóż konto EU Login dla każdej osoby, która będzie podpisywać oświadczenia. To pojedynczy punkt logowania do systemów Komisji.
2. Poproś o dostęp do modułu EUDR w TRACES NT i wybierz właściwą rolę. Wybór „operatora” oznacza pełne due diligence z art. 9 rozporządzenia.
3. Zarejestruj się osobno w środowisku ACCEPTANCE i LIVE. Konto w jednym z nich nie daje dostępu do drugiego.
4. Poczekaj na potwierdzenie od administratora lub organu właściwego, zanim złożysz cokolwiek w środowisku produkcyjnym.

Rozdzielenie ACCEPTANCE i LIVE jest celowe. ACCEPTANCE to piaskownica do testów: sprawdzasz w niej formaty plików geolokalizacyjnych, strukturę DDS i ewentualne połączenie przez API, nie zaśmiecając oficjalnego rejestru. Wychwycenie błędu w formacie współrzędnych tutaj nic nie kosztuje. Ten sam błąd przy pierwszej realnej dostawie to postój towaru na granicy.

Jakie dane wchodzą do DDS i dlaczego to najtrudniejszy etap

Oświadczenie due diligence to ustrukturyzowany zapis pracy, którą firma wykonała, żeby potwierdzić, że towar jest wolny od wylesiania i legalnie pozyskany. Zgodnie z art. 9 rozporządzenia standardowe DDS obejmuje:

• nazwę, adres i numer EORI operatora,

• towar lub produkt z kodem HS, opisem i nazwą handlową (dla drewna także nazwą naukową),

• ilość wyrażoną w masie netto (a w stosownych przypadkach w objętości lub liczbie jednostek),

• kraj produkcji oraz współrzędne geolokalizacyjne każdej działki, na której wyprodukowano towar,

• numer referencyjny istniejącego DDS, jeśli firma opiera się na due diligence wykonanym wcześniej w łańcuchu,

• oświadczenie o pomijalnym ryzyku,

• podpis (imię, funkcja, data).

Najwięcej problemów sprawia geolokalizacja. To dane środowiskowe w czystej postaci: dokładne granice działki, z których da się zweryfikować, czy grunt nie został wylesiony po 31 grudnia 2020 r. Przy działkach o powierzchni od 4 hektarów system oczekuje wieloboku (poligonu) w formacie GeoJSON, przy mniejszych zwykle wystarcza punkt GPS. Te współrzędne zderza się później z danymi satelitarnymi o pokryciu leśnym. Jeden nieprawidłowy poligon – z błędną geometrią albo działką „lądującą” w morzu – potrafi zablokować całe oświadczenie.

Tu dane środowiskowe spotykają się z codzienną praktyką firmy. Bank oceniający ryzyko kredytowe, duży kontrahent w łańcuchu dostaw i organ kontrolny patrzą na te same rzeczy: czy potrafisz wskazać pochodzenie surowca co do działki i czy masz na to dowody. Dobrze zebrana geolokalizacja obsługuje wszystkie te potrzeby naraz, a nie tylko odprawę celną.

Na głębokość oceny ryzyka wpływa też klasyfikacja kraju produkcji. Komisja przypisała państwom poziomy ryzyka: niskie, standardowe lub wysokie. Surowiec z kraju o niskim ryzyku oznacza uproszczone due diligence, a z kraju o wysokim ryzyku – dokładniejszą weryfikację i częstsze kontrole. Dlatego już na etapie wyboru dostawców opłaca się sprawdzić, jak sklasyfikowany jest kraj pochodzenia.

Sekcja praktyczna: lista i najczęstsze błędy

Checklista przed pierwszym DDS:

• konto EU Login założone dla osób podpisujących oświadczenia,

• potwierdzony numer EORI firmy,

• ustalona i udokumentowana rola w każdym łańcuchu dostaw,

• lista towarów objętych EUDR z przypisanymi kodami HS,

• dla każdego towaru: kraj produkcji, dostawca i dane działek,

• współrzędne geolokalizacyjne w formacie akceptowanym przez system,

• test złożenia oświadczenia w środowisku ACCEPTANCE.

Najczęstsze błędy:

• Zła rola przy rejestracji – firma rejestruje się jako operator, choć jest podmiotem na dalszym etapie, i bierze na siebie obowiązki, których mieć nie musi.

• Błędny kod HS – jeden z częstszych powodów odrzucenia; kod warto potwierdzić z agencją celną.

• Wadliwa geolokalizacja – nieprawidłowy GeoJSON, pomylony układ współrzędnych, brak danych od drobnych dostawców.

• Ilość niezgodna z dokumentami – masa netto w DDS musi zgadzać się z dokumentacją celną i transportową.

• Zostawianie rejestracji na koniec – walidacja EORI i zatwierdzenie dostępu potrafią trwać, a bez tego nie złożysz oświadczenia mimo gotowych danych.

Dobra wiadomość dla firm z powtarzalnymi dostawami: jedno DDS może obejmować wiele wysyłek. Ten sam numer referencyjny da się przywołać w kilku zgłoszeniach celnych, jeśli dotyczą tych samych działek i zadeklarowanego łańcucha. To realnie zmniejsza liczbę oświadczeń do obsługi.

FAQ

Czym różni się system informatyczny EUDR od TRACES?
TRACES NT to platforma Komisji Europejskiej. System informatyczny EUDR to moduł działający wewnątrz TRACES, przeznaczony do oświadczeń due diligence. Logujesz się do TRACES i tam obsługujesz EUDR.

Kiedy firma musi zdążyć z rejestracją i pierwszym DDS?
Duże i średnie podmioty stosują przepisy od 30 grudnia 2026 r., mikro i małe od 30 czerwca 2027 r. Rejestrację i testy warto wykonać z wyprzedzeniem, bo zatwierdzenie dostępu i zebranie danych zajmują czas.

Czy każda firma w łańcuchu składa własne DDS?
Nie. Po zmianach z grudnia 2025 r. pełne DDS składa zwykle pierwszy podmiot wprowadzający towar na rynek UE. Kolejne firmy przekazują dalej numer referencyjny i przechowują dokumentację.

Co grozi za brak zgodności?
Rozporządzenie przewiduje sankcje, w tym kary finansowe sięgające określonego procentu rocznego obrotu w UE, a także zatrzymanie towaru. Dokumentację DDS trzeba przechowywać przez kilka lat na potrzeby kontroli.

Po co środowisko ACCEPTANCE, skoro liczy się LIVE?
ACCEPTANCE to środowisko testowe. Sprawdzasz w nim formaty danych i strukturę oświadczeń bez wpływu na oficjalny rejestr. To najtańszy sposób, żeby wychwycić błędy przed realną dostawą.

Jakie dane środowiskowe zebrać najpierw?
Zacznij od geolokalizacji działek i kraju produkcji dla towarów objętych EUDR. To dane najtrudniejsze do zdobycia od dostawców i jednocześnie najczęstsza przyczyna odrzucenia oświadczeń.

System informatyczny EUDR sprowadza cały obowiązek do jednego punktu: bez wpisu w EUDR TRACES i bez numeru referencyjnego DDS towar nie wjedzie na rynek UE. Rejestracja EUDR jest prosta technicznie, ale wymaga trafnego wyboru roli i uporządkowanych danych, zwłaszcza geolokalizacyjnych. Firmy, które zaczną teraz, wykorzystają czas do końca 2026 roku na poprawianie danych, a nie na gaszenie pożarów przy pierwszej dostawie.

Jeśli chcesz uporządkować przygotowania do EUDR – od wyboru roli, przez dane o działkach, po testy w systemie – zajrzyj do naszego opracowania o rozporządzeniu EUDR. Znajdziesz tam praktyczne wskazówki, jak poukładać zgodność bez zbędnego pośpiechu.