System należytej staranności EUDR – jak go wdrożyć w firmie?

System należytej staranności EUDR to zestaw procedur, danych i decyzji, dzięki którym firma potrafi udowodnić, że jej produkty nie pochodzą z terenów wylesionych po 31 grudnia 2020 roku i zostały wyprodukowane zgodnie z prawem kraju pochodzenia. W praktyce sprowadza się to do trzech rzeczy: zebrania konkretnych informacji o towarze i jego pochodzeniu, oceny ryzyka oraz ograniczenia tego ryzyka do poziomu znikomego. Bez tego produktu objętego rozporządzeniem nie da się legalnie wprowadzić na rynek UE ani z niego wyeksportować.

Dla dużych i średnich firm obowiązki zaczynają obowiązywać od 30 grudnia 2026 roku, a dla mikro- i małych przedsiębiorstw od 30 czerwca 2027 roku (zgodnie z rozporządzeniem zmieniającym (UE) 2025/2650). Wyjątkiem są mikro- i małe firmy handlujące drewnem i produktami objętymi wcześniej rozporządzeniem EUTR – dla nich termin to również 30 grudnia 2026 roku.

W skrócie

• Co to jest: due diligence EUDR to udokumentowany proces zbierania danych, oceny ryzyka i jego ograniczania dla towarów objętych rozporządzeniem.

  Spis treści

  Toggle

• Kogo dotyczy: firm handlujących bydłem, kakao, kawą, olejem palmowym, kauczukiem, soją i drewnem oraz produktami pochodnymi (np. skóra, czekolada, meble, opony).

• Od kiedy: 30 grudnia 2026 (duże i średnie oraz mikro i małe firmy w zakresie drewna), 30 czerwca 2027 (mikro i małe dla pozostałych towarów).

• Sercem systemu są dane: współrzędne geolokalizacyjne działek, dowody legalności produkcji i klasyfikacja ryzyka kraju pochodzenia.

• Kto składa oświadczenie: oświadczenie o należytej staranności (DDS) składa operator wprowadzający produkt jako pierwszy; numery referencyjne zbiera i przechowuje przede wszystkim pierwszy podmiot kupujący bezpośrednio od operatora.

Czym jest system należytej staranności EUDR

EUDR (rozporządzenie (UE) 2023/1115) to unijne prawo, które łączy dostęp do rynku z możliwością udowodnienia pochodzenia towaru. System należytej staranności EUDR jest narzędziem, które tego dowodzi. Nie jest to jednorazowy dokument, tylko powtarzalny proces wpięty w zakupy, logistykę i dokumentację.

Rozporządzenie opiera due diligence na trzech krokach. Najpierw zbierasz informacje o produkcie, ilości, kraju produkcji i dokładnej lokalizacji miejsca, z którego pochodzi surowiec. Potem oceniasz ryzyko, że towar jest powiązany z wylesianiem lub nielegalną produkcją. Na końcu, jeśli ryzyko nie jest znikome, wdrażasz działania ograniczające, np. dodatkowe audyty, uzupełnienie dokumentów od dostawcy lub zmianę źródła zakupu.

Jakie dane środowiskowe są tu naprawdę potrzebne

To jest moment, w którym „ochrona środowiska” przestaje być hasłem, a staje się konkretnym rekordem w systemie. Podstawą są współrzędne geolokalizacyjne działek pochodzenia surowca, przekazywane w formacie GeoJSON. Dla większych obszarów to poligony, dla mniejszych może wystarczyć punkt. Do tego dochodzi data lub okres produkcji oraz dowody legalności: pozwolenia, tytuły do gruntu, certyfikaty.

Te dane mają sens decyzyjny, nie tylko formalny. Współrzędne pozwalają zestawić lokalizację z danymi o pokryciu leśnym i sprawdzić, czy po dacie granicznej doszło tam do wylesienia. Klasyfikacja ryzyka kraju pochodzenia (niskie, standardowe, wysokie) mówi Ci z kolei, ile pracy musisz włożyć w ocenę. Dla krajów niskiego ryzyka obowiązuje uproszczona ścieżka. Dla standardowego i wysokiego ryzyka potrzebujesz pełnej oceny i, w razie potrzeby, działań ograniczających ryzyko.

Kto składa oświadczenie o należytej staranności (DDS)

Po zmianach z 2025 roku odpowiedzialność w łańcuchu jest wyraźniej rozłożona. Oświadczenie o należytej staranności (DDS) w unijnym systemie informatycznym składa operator, który jako pierwszy wprowadza produkt na rynek UE lub go eksportuje. To on zbiera pełny komplet danych i bierze na siebie ciężar dowodowy.

Podmioty niżej w łańcuchu, czyli tzw. operatorzy downstream i handlowcy, zwykle nie składają własnego DDS. Obowiązek zebrania i przechowywania numerów referencyjnych oświadczeń dotyczy przede wszystkim pierwszego podmiotu kupującego bezpośrednio od operatora. Wszystkie ogniwa łańcucha muszą natomiast przechowywać przez 5 lat dane kontrahentów po obu stronach transakcji. Podmioty spoza kategorii MŚP dodatkowo rejestrują się w systemie informatycznym. Mikro- i mali „operatorzy pierwotni” z krajów niskiego ryzyka mogą korzystać z jednorazowego uproszczonego oświadczenia.

Dlaczego dotyczy to także MŚP współpracujących z większymi firmami

Nawet jeśli formalnie Twoja firma nie musi jeszcze składać DDS, kontrahent może poprosić Cię o dane wcześniej. Duży producent, który wprowadza wyrób na rynek, potrzebuje geolokalizacji i dowodów legalności od swoich dostawców, żeby domknąć własne due diligence EUDR. Jeśli tych danych nie dostarczysz na czas, ryzykujesz utratę zamówienia.

Podobnie działają banki i więksi odbiorcy, którzy coraz częściej pytają o gotowość na wymogi środowiskowe przy ocenie ryzyka współpracy. Traktowanie EUDR wyłącznie jako obowiązku „na później” bywa więc kosztowne: presja handlowa pojawia się wcześniej niż data stosowania przepisów.

Jak wdrożyć system należytej staranności EUDR

Poniżej praktyczna ścieżka, którą można przejść etapami, nie wywracając firmy do góry nogami.

1. Ustal zakres. Sprawdź swoje produkty względem Załącznika I rozporządzenia i określ swoją rolę dla każdej linii produktowej: operator, operator downstream czy handlowiec.
2. Zmapuj łańcuch dostaw. Prześledź drogę produktu aż do działki pochodzenia surowca i wypisz dostawców na każdym etapie.
3. Sklasyfikuj ryzyko kraju. Zestaw kraje pochodzenia z unijną klasyfikacją ryzyka, bo od niej zależy zakres oceny.
4. Zbierz dane. Pozyskaj współrzędne geolokalizacyjne, daty produkcji i dowody legalności. To zwykle najdłuższy element, więc odzywaj się do dostawców wcześnie.
5. Zbuduj procedurę oceny ryzyka. Opisz kryteria, sposób dokumentowania wniosków i próg, przy którym uruchamiasz działania ograniczające.
6. Przygotuj i przetestuj DDS. Uzupełnij szablony oświadczeń i przećwicz zgłoszenia próbne, zanim ruszy stosowanie przepisów.
7. Ustal przegląd i archiwizację. System należy przeglądać co najmniej raz w roku, a dokumentację trzymać przez 5 lat.

Najczęstsze błędy przy wdrożeniu

• Zbyt późne odzywanie się do dostawców. Zebranie geolokalizacji i dokumentów legalności trwa tygodniami, nie dniami.

• Dane w rozsypanych arkuszach. Przy większej liczbie dostaw ręczne zestawienia szybko się rozjeżdżają i trudno je obronić przed kontrolą.

• Traktowanie DDS jako pojedynczego dokumentu. To proces powtarzalny przy każdej dostawie, nie akcja jednorazowa.

• Pomijanie roli w łańcuchu. Bez jasnego ustalenia, czy jesteś operatorem, czy podmiotem downstream, łatwo zebrać złe dane lub przeoczyć obowiązek rejestracji.

FAQ

Czym jest system należytej staranności EUDR?
To udokumentowany proces, w którym firma zbiera dane o produkcie i jego pochodzeniu, ocenia ryzyko powiązania z wylesianiem oraz je ogranicza, aby móc legalnie wprowadzić towar na rynek UE.

Od kiedy obowiązuje due diligence EUDR?
Dla dużych i średnich firm od 30 grudnia 2026 roku, a dla mikro- i małych przedsiębiorstw od 30 czerwca 2027 roku, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2025/2650. Mikro- i małe firmy handlujące drewnem, które podlegało wcześniej rozporządzeniu EUTR, obowiązuje termin 30 grudnia 2026 roku.

Jakich towarów dotyczy EUDR?
Bydła, kakao, kawy, oleju palmowego, kauczuku, soi i drewna oraz wielu produktów pochodnych, np. skóry, czekolady, mebli czy opon. Z zakresu usunięto m.in. produkty drukowane.

Kto musi składać DDS?
Oświadczenie składa operator wprowadzający produkt na rynek jako pierwszy. Numery referencyjne oświadczeń zbiera i przechowuje przede wszystkim pierwszy podmiot kupujący bezpośrednio od operatora; pozostałe ogniwa przechowują dane kontrahentów.

Jakie dane są najtrudniejsze do zebrania?
Zazwyczaj współrzędne geolokalizacyjne działek pochodzenia oraz dowody legalności produkcji, bo wymagają współpracy dostawców z początku łańcucha.

Czy odroczenie terminu oznacza, że można poczekać?
Nie. Odroczenie daje więcej czasu na przygotowanie, ale obowiązki się nie zmieniły, a kontrahenci często pytają o dane wcześniej niż wymaga tego data stosowania.

Warto też śledzić dalsze zmiany – Komisja Europejska prowadzi przegląd upraszczający EUDR, który może przynieść kolejne korekty przepisów jeszcze przed datą stosowania.

Wdrożenie EUDR to głównie praca na danych: znasz swój produkt, wiesz skąd pochodzi surowiec, potrafisz ocenić ryzyko i masz dowody, że towar jest legalny oraz wolny od wylesiania. Firmy, które zbudują ten proces spokojnie i etapami, unikną nerwowego dogrywania danych tuż przed terminem i łatwiej utrzymają zamówienia od większych odbiorców.

Zastanawiasz się, od czego zacząć w swojej firmie i jakie dane zebrać w pierwszej kolejności? Zajrzyj do naszego materiału o rozporządzeniu EUDR i zobacz, jak poukładać wdrożenie tak, aby spełniało wymagania i realnie działało w codziennej pracy.